بیشتر مواقع با شنیدن نام پروپوزال به یاد دانشگاه و پایان‌نامه می‌اُفتیم. اما کاربرد پروپوزال فراتر از این است. پروپوزال‌نویسی، برای بررسی طرح یا پیشنهادی و تصمیم‌گیری درباره‌ی رد یا تأیید آن، در اقتصاد، تجارت و امور اجرایی بسیار رایج است. در مطلب پیشِ رو با چگونگی نوشتن یک پروپوزال کارآمد و اثرگذار آشنا می‌شوید.
پروپوزال چیست؟
پروپوزال، یک پیشنهاد است. پروپوزال ایده‌ای را پیشنهاد می‌دهد و سپس با ارائه‌ی مدارک و مستندات نشان می‌دهد چرا آن ایده خوب یا بد است.
با وجود کاربرد گسترده‌ی پروپوزال در کسب‌وکار و مبادلات اقتصادی، دامنه‌ی استفاده‌ی آن محدود به این دو حیطه نیست. پروپوزال توسط دانشجویان و در زمینه‌های علمی در سطح شخصی و حرفه‌ای استفاده می‌شود.
قبل از آغاز کار: اقداماتِ پیش از نوشتن
بیشتر کار شما، پیش از اینکه نخستین جمله را بنوسید، انجام می‌شود. بهتر است پیش از نوشتن پروپوزال، تمام موارد زیر را بررسی کنید:
۱. مخاطب‌تان را بشناسید
هدف از ارائه‌ی پروپوزال این است که خواننده‌ی آن قانع شود یک ایده‌ی خاص ارزش دنبال کردن دارد، یا برعکس، دنبال کردن ایده‌ی مذکور به صلاح نیست. برای این منظور، شما باید طرف مقابل خود را بشناسید. آیا آنها صاحبان کسب‌وکار هستند؟ آیا دانشگاهی هستند؟ از مسئولین دولتی هستند؟ اگر با صاحبان کسب‌وکار طرف هستید، احتمالا در پروپوزال خود بر منفعت‌های مالی ایده‌ی پیشنهادی تأکید می‌کنید. اگر با مسئولین دولتی سر و کار دارید، بهتر است بر پرطرفدار بودن ایده‌تان در میان عموم تأکید کنید.
۲. خودتان تحقیق کنید
قانع کردن دیگران با استناد به مدارک و داده‌های دسته‌دوم، دشوارتر و زمان‌برتر است. بنابراین زمانی را به صحبت با کارشناسان و مطالعه‌ی تحقیقات آنها اختصاص دهید.
۳. پیش از نگارش
قبل از اینکه نوشتن را آغاز کنید، مدتی را صرف طوفان ذهنی و گردآوری ایده‌های گوناگون کنید. پس از اینکه به چندین ایده‌ی خوب رسیدید، مشخص کنید چگونه می‌خواهید آنها را سازماندهی کنید.
۴. بازبینی، بازبینی، بازبینی
هرگز به نسخه‌ی اول اکتفا نکنید. از دوست یا همکاری قابل اعتماد بخواهید پروپوزال شما را بخواند و نظراتش را با شما مطرح کند. سپس سعی کنید این نظرات را در نسخه‌ی دوم اعمال کنید.
قسمت‌های اصلی یک پروپوزال
قسمت‌های اصلی ممکن است بر مبنای پروپوزال شما حذف یا اضافه شوند. قسمت‌های اصلی، که بر اساس ویژگی‌های پروپوزال شما ممکن است تنظیم متفاوتی داشته باشند (البته به جز مقدمه و نتیجه‌گیری)، عبارتند از:
مقدمه
پیشنهاد
برنامه‌ی اجرایی
نتایج مورد انتظار
منایع مورد نیاز
نتیجه‌گیری
۱. مقدمه
در مقدمه، پیش‌زمینه‌ای از پیشنهاد ارائه می‌شود و موضوع به مخاطب، که ممکن است با موضوع آشنا یا از آن بی‌اطلاع باشد، معرفی می‌شود.
از برخی جوانب، این بخش مهم‌ترین قسمت پروپوزال است. شما باید موضوع را برای مخاطبان خود توضیح دهید و همچنین روشن کنید چرا این موضوع مهم است. در اغلب موارد، ارائه‌ی حقایق، آمار و داستان‌های جالب و جذاب، در جلب نظر مخاطبان مؤثر است.
معمولا پروپوزال را برای حل یک مشکل می‌نویسند. در این صورت بهتر است بر مشکلی که راه حل آن را ارائه می‌دهید، تاکید کنید. با شناخت مخاطبان‌تان، می‌توانید به مزایای این پیشنهاد برای آنها، اشاره کنید.
۲. پیشنهاد
در این بخش، هدف مشخص می‌شود. این قسمت باید مختصر باشد و تنها بر اینکه پیشنهاد شما حقیقتا چیست، تمرکز کند. اگر پروپوزال شما کوتاه است، چند خط هم برای این بخش کافی است. جزئیات چگونگی پیاده‌سازی را در این قسمت مطرح نکنید.
۳. برنامه‌ی اجرایی
چگونه پیشنهادتان را به انجام می‌رسانید؟ چگونه به مخاطبان ثابت می‌کنید که آمادگی کافی دارید؟ اینجاست که باید جزئیات پیاده‌سازی پیشنهاد را بیان کنید. به این نکات توجه کنید:
الف. مخاطب را قانع کنید
شما نه تنها باید مخاطبان‌تان را قانع کنید طرح شما ایده‌ی خوبی است، بلکه باید کاری کنید که آنها بپذیرند شما مناسب‌ترین فرد برای اجرای آن هستید. تاکید بر قابلیت‌هایی که شما را واجد شرایط انجام این کار می‌کند، سودمند است.
ب. جزئیات
در این بخش باید به اندازه‌ای داده و اطلاعات در اختیار مخاطبان قرار دهید تا به روشنی نشان دهد شما کاملا از فرآیند اجرا آگاه و بر آن مسلط هستید؛ اما در عین حال نباید با جزئیات بیش از حد فنی و کسل‌‌کننده، حوصله‌ی آنها را سر ببرید.
پ. پیش‌بینی
پیش‌بینی موانع و مشکلات احتمالی اثر مثبتی دارد و به مخاطبان‌تان نشان می‌دهد شما جوانب مختلف پیشنهادتان را با دقت بررسی کرده‌اید و از موانع بالقوه غافل نشده‌اید.
۴. عملی بودن
باید نشان دهید پیشنهاد شما عملی و امکان‌پذیر است. می‌توانید از تجربیات پیشین استفاده و تأکید کنید این پروژه هم درست مانند موارد پیشین قابل اجرا است. اگر در گذشته تجربه‌ای در این زمینه نداشته‌اید، روی نکاتی که مخاطب‌تان مایل به شنیدن آن است، تمرکز کنید. مثلا اگر مدیر شما به انجام به موقع کارها اهمیت می‌دهد، می‌توانید بر تأثیر پیشنهادتان بر افزایش سرعت بهره‌وری تأکید کنید.
۵. نتایج مورد انتظار
در این بخش اهداف پیشنهادتان را بیان کنید. ممکن است این بخش تکراری و مشابه بیان مزیت‌های پیشنهاد به نظر برسد. اما در این بخش باید دقیقا اصل قضیه را مطرح کنید.
نکته: این قسمت را مشابه «مزایای پیشنهاد» ننویسید.
۶. منابع مورد نیاز
تهیه‌ی این قسمت هم ساده است. برای به انجام رساندن پیشنهادتان به چه منابعی نیاز دارید؟ منایع ملموس (کاغذ، کامپیوتر، پول و…) و غیرملموس مثل زمان، باید لحاظ شوند.
۷. آماده‌سازی‌های صورت گرفته
به مخاطب‌تان نشان بدهید که می‌دانید چه می‌کنید. هرچه آماده‌تر به نظر بیایید، شانس قبولی پیشنهادتان بیشتر است (یا گرفتن نمره‌ی بالاتر، اگر کارتان مربوط به کلاس است).
۸. نتیجه‌گیری
تاریخچه‌ی پروپوزال را که در مقدمه بیان کردید، دوباره اینجا تکرار نکنید. اما اگر در مقدمه از تاریخچه سخنی نگفتید، خلاصه‌ای از پیش‌زمینه‌ی پروپوزال مطرح کنید. در این قسمت می‌توانید به طور مختصر همه‌ی قسمت‌های پیشین، یعنی پیشنهاد، برنامه‌ی اجرایی، کلیه‌ی دلایل و…، را دوباره توضیح دهید.
۹. منابع و مآخذ
مانند هر پژوهش و مقاله‌ای، منابع و مآخذی که مورد استفاده‌تان قرار گرفته است، ذکر کنید.