اهمیت اخلاق حرفه ای در مدیریت

اخلاق همان چیزی است که بر مبنای آن درست و غلط را تشخیص می‌دهیم. در ساده‌ترین تعریف، اخلاق یعنی اینکه چه به صورت فردی و چه در تصمیم‌گیری‌های گروهی، رفتار و اعمال ما منصفانه و صادقانه باشد. اخلاق حرفه ای به مواردی مانند رقابت سالم، عملکرد صادقانه، بدون فریب و ادعاهای نادرست و فعالیت در چارچوب قانون اشاره دارد. در این مقاله درباره اهمیت اخلاق حرفه ای در مدیریت و نحوه پیاده‌سازی آن، بیشتر می‌خوانید.

جایگاه اخلاق حرفه ای

مدیران و کارکنان هر روزه با چالش تصمیم‌گیری اخلاقی مواجه هستند، تصمیم‌هایی که شرکت، سهامداران و همه‌ی طرف‌های درگیر را تحت تأثیر قرار می‌دهند. هدایت و مدیریت یک کسب‌وکار به روش‌های اخلاق‌مدارانه، به دلایل قانونی و کاری امری ناگزیر و آگاهی از الزامات اخلاقی برای مدیران کسب‌وکارها ضروری است، در غیر این صورت نمی‌توانند خواسته‌ها و انتظارات شرکت را برآورده کنند و برای دیگران الگو باشند.

به دنبال برخی رسوایی‌ها در سال‌های اخیر، بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها اقدام به تهیه‌ی ضوابط کاری و معیار‌های اخلاقی مدون کرده‌اند.

نخستین کار شما به عنوان یک مدیر خواندن این اسناد، درک معنی کلمات، فهم معنا و هدف پنهان در واژگان به کار رفته در آنهاست. در گام بعدی باید مطمئن شوید که کارکنان هم این اسناد را خوانده‌اند و درک کرده‌اند و در صورت وجود ابهام به شما مراجعه خواهند کرد.

اگر همیشه بر مبنای ضوابط کاری و معیار‌های اخلاقی مدون شرکت رفتار کنید، میان شما و دیگران رابطه‌ای بر مبنای اعتماد شکل می‌گیرد. به عنوان یک مدیر، بخشی از کار شما این است که به دیگران نشان دهید تصمیم‌گیری اخلاقی یعنی چه!

وظیفه‌ی دیگر شما برای اجرای فرآیند اخلاق حرفه ای، تشویق کردن دیگران به پیش‌قدم شدن و صحبت درباره‌ی مواردی است که به نظرشان غیراخلاقی می‌آید. در نتیجه‌ی این روند، امکان بررسی آن موارد و جلوگیری از ادامه‌ی آنها را پیش از اینکه از کنترل خارج شوند، خواهید داشت.

ما هر روز در تصمیم‌گیری‌ها با مسائل اخلاقی مواجه می‌شویم. آیا برای تشویق و ترفیع کارکنان باید فقط عوامل مرتبط با کار را در نظر گرفت؟ آیا تصمیم به توبیخ برخی کارکنان با رفتارتان نسبت به کارکنان دیگر همخوانی دارد؟ هیچ پیش آمده که از برخی رفتارهای نادرست بعضی کارکنان چشم‌پوشی کنید؛ در حالی که در مورد دیگران چنین بردباری‌ای نشان نمی‌دهید؟ این‌ها نمونه‌ای از پرسش‌هایی هستند که پاسخ به آنها، مشخص می‌کند تا چه اندازه مسئولانه و اخلاق‌مدارانه رفتار می‌کنید.

اما فراموش نکنید که معیارهای اخلاقی همیشه جوابگوی مشکلات و مسائل نیستند، گاهی مرز میان اخلاقیات و قانون به آسانی تفکیک‌پذیر نیست.

مثلا فرض کنید به طور تصادفی اطلاعات محرمانه‌ای را در مورد آسیب‌رسانی محصول شرکت رقیب به دست بیاورید، شاید از نظر اخلاقی استفاده از آن اطلاعات اشکالی نداشته باشد، اما این کار خلاف قانون است. پاسخ درست به چنین موقعیت‌هایی آسان نیست اما مهم است که به آنها فکر کنید و برای مقابله با آنها آماده شوید.

برای خلق محیطِ کاریِ اخلاق‌مدار، یک برنامه آموزشی کارآمد لازم است. البته این آموزش نباید تنها به مرور و بررسی ضوابط و معیارها محدود شود. در دنیای کسب‌وکارهای بین‌المللی، توجه به گستردگی دامنه‌ی موضوعات اخلاقی در اقتصاد جهانی بسیار مهم است. شاید برخی رفتارهایی که در کشور ما قابل قبولند، در فرهنگ کشور دیگری پذیرفتنی نباشند. البته این به معنای سستی در اعمال برخی قوانین در برخی مکان‌ها (فرهنگ‌ها) نیست بلکه شما باید معیارهایی را تعیین کنید که برای همه قابل پذیرش باشند.فراموش نکنید که:

به عنوان یک مدیر دیگران شما را بر اساس رفتار و نحوه‌ی ارتباطات‌تان قضاوت می‌کنند. اگر همانطور که از دیگران انتظار دارید خودتان هم اخلاق‌مدار باشید، نماینده‌ی شایسته‌ای برای شرکت‌تان و الگویی قابل احترام برای کارکنان خواهید بود. هیچ چیز بهتر از جلب احترام کارکنان، آنها را مجذوب شما نمی‌کند.

راهنمای ایجاد یک محیطِ کارِ اخلاق‌مدار

نخست باید بدانید برای رسیدن به محیطی اخلاق‌مدار، باید برنامه‌ای برای تعریف و پیاده‌سازی اخلاق در کسب‌وکارتان داشته باشید. به عبارتی مدیریت اخلاق هم مانند هر عنصر مدیریتی دیگر نیاز به برنامه‌ریزی دارد. توصیه‌های زیر به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های مدیریت اخلاق را به شکلی کارآمد پیاده کنید.

۱. بپذیرید که اخلاق حرفه ای، یک فرآیند است

اخلاق مجموعه‌ای از ارزش‌ها و رفتارهای مبتنی بر آن است. ارزش‌ها در فرآیند جاری و بازخوردهای ناشی آن شکل می‌گیرند و شناسایی می‌شوند. به همین دلیل برنامه‌هایی که برای پیاده‌سازی محیط اخلاق‌مدار تدوین می‌شوند بیش از هر برنامه‌ی مدیریتی دیگر، به فرآیند وابسته هستند. معمولا مدیران نسبت به فعالیت‌های فرآیندمدار تردید دارند و ترجیح می‌دهند با فرآیندهایی کار کنند که بر خروجی‌های قابل اندازه‌گیری تمرکز دارند. البته مدیران باتجربه می‌دانند که خروجی‌های استاندارد روش‌های مدیریتی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، انگیزش و نظارت) تنها نمودهای قابل‌لمس روش‌های فرآیندمدار هستند.

مثلا فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک بسیار مهم‌تر از برنامه‌ای است که به عنوان خروجی به آن می‌رسیم. این موضوع درباره‌ی مدیریت اخلاقیات هم درست است؛ برنامه‌ریزی برای تدوین اخلاق خروجی‌هایی را مانند ضوابط، سیاست‌ها و رویه‌ها، اقلام بودجه‌بندی، مدت جلسات، فرم‌های کسب اجازه و خبرنامه‌ها به همراه دارد. اما مهمترین بعد برنامه‌ی تدوین اخلاق، فرآیند شکل‌گیری بازخوردها و گفت‌وشنودهایی است که منجر به تولید این خروجی‌ها می‌شوند.

۲. برنامه‌ی تدوین اخلاق زمانی پایان می‌یابد که رفتار اخلاق‌مدار در محیط کار نهادینه شود

مانند برنامه‌های مدیریتی دیگر، مهم‌ترین خروجی این برنامه نیز، رویه‌ها و رفتارهای دلخواه و موردپسند سازمان یا شرکت است. بهترین ارزش‌های اخلاقی و صادقانه‌ترین نیّت‌ها اگر به رفتارهای منصفانه و درست در محیط کار منجر نشوند، ثمربخش نیستند. بنابراین یک برنامه‌ی کارآمد پس از شناسایی ارزش‌ها و ضوابط اخلاقی باید سیاست‌ها، رویه‌ها و آموزش‌هایی را برای تبدیل حرف به عمل تدوین کند.

۳. بهترین راه جلوگیری از بحران‌های اخلاقی، پیشگیری است

به همین دلیل تهیه‌ و تدوین ضوابط کاری و معیار‌های اخلاقی اهمیت زیادی دارد. این ضوابط و معیارها باعث می‌شوند کارکنان همیشه جنبه‌های اخلاقی را در نظر بگیرند و در نتیجه احتمال رخداد رفتارهای غیراخلاقی کاهش می‌یابد.

۴. تصمیمات اخلاقی را جمعی اتخاذ کنید و آنها را در صورت امکان به اطلاع عموم برسانید

با درگیر کردن علایق و دیدگاه‌های گوناگون، نه تنها کیفیت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد بلکه با کاهش تردیدها نسبت به برداشت‌های ناعادلانه، اعتبار فرآیند تصمیم‌گیری و میزان پذیرش تصمیمات گرفته شده بیشتر می‌شود.

۵. اخلاق حرفه ای و دیگر برنامه‌های مدیریتی، باید با یکدیگر هماهنگ و یکپارچه باشند

هنگام تدوین ارزش‌های کاری در برنامه‌ریزی استراتژیک، ارزش‌های اخلاقی در محیط کار را نیز در نظر بگیرید. هنگام تبیین سیاست‌های کاری، آن ارزش‌های اخلاقی را که تمایل دارید معرف فرهنگ سازمانی شما باشند مشخص و رویه‌هایی را برای خلق و ترویج این رفتارها تهیه کنید.

۶. برای تهیه و تدوین برنامه‌ی رعایت اخلاق حرفه ای از گروه‌های مختلف کمک بگیرید

اگر می‌خواهید کارکنان مشتاق برنامه و ارزش‌های اخلاقی آن باشند باید کاری کنید که در تهیه‌ی آن مشارکت و نسبت به آن احساس تعلق داشته باشند.

۷. بخشش را ارج بدهید

شاید مثل خطابه‌های مذهبی به نظر بیاید ولی «بخشش» مهم‌ترین عنصر اکثر روش‌های‌ مدیریتی است. شاید به دلیل حساسیت آغازین کارکنان و مدیران برنامه‌ی اخلاق‌مدار در آغاز راه، موقعیت‌های غیراخلاقی زیادی را شناسایی کند اما به مرور، اعلام موارد رخدادهای غیراخلاقی کاهش می‌یابد. این ممکن است نه به دلیل کاهش موارد غیراخلاقی بلکه به دلیل حل و فصل رخدادها میان همکاران باشد. مهم‌ترین عاملی که به حفظ اخلاقیات کمک می‌کند تلاش برای داشتن رفتار اخلاق‌مدارانه است. پس به دیگران کمک کنید اشتباهاتشان را بشناسند و در مسیر اصلاح و عملکرد اخلاق‌مدارانه پشتیبان آنها باشید.

۸.حتی با وجود برخی اشتباهات، باز هم تلاش کنید

تلاش برای رفتار و عملکرد اخلاق‌مدارانه حتی با وجود برخی اشتباهات، بهتر از به کلی تلاش نکردن است.

در دنیا شرکت‌های بزرگی مانند جانسون اند جانسون و HP به خاطر داشتن رفتار اخلاق‌مدارشان معروف هستند و نویسندگان حوزه‌ی اخلاق در کسب‌وکار علاقه زیادی به نوشتن درباره‌ی آنها دارند. اما نباید فراموش کرد که سازمان‌ها از آدم‌ها تشکیل می‌شوند؛ آدم‌هایی که کامل نیستند و ممکن است اشتباه کنند.

کافیست یکی از این شرکت‌ها مرتکب اشتباهی شود تا آماج حمله‌ها و اتهاماتی از قبیل دورویی‌ قرار بگیرد. به همین خاطر برخی رهبران کسب‌وکار تمایلی به اعلام عمومی و معرفی برنامه‌ی مدیریت اخلاق کسب‌وکارشان ندارند و این مایه‌ی تأسف‌ است. مهم، تلاش کردن برای هدفی ارزشمند است، نه رسیدن به جایگاه اجتماعی بالا.

وظایف و مسئولیت‌های کلیدی در فرآیند اجرای اخلاق حرفه ای

بسته به گستردگی سازمان، برخی وظایف که ممکن است مربوط به کاری تمام‌وقت یا پاره‌وقت باشند، در مدیریت اخلاق تأثیرگذاری بیشتری دارند. شاید همه‌ی شرکت‌ها و سازمان‌ها سرمایه‌ی کافی برای اختصاص همه‌ی این وظایف به افراد مختلف نداشته باشند. بنابراین در اینجا مهم‌ترین مسئولیت‌هایی که باید فکری به حال آنها کنید و افرادی را در سازمان برای به عهده گرفتن آنها پیدا کنید، معرفی می‌کنیم.

۱. بالاترین مقام اجرایی باید از برنامه حمایت کند

بی‌شک کارکنان متوجه عدم حمایت و پشتیبانی مدیران عالی‌رتبه از برنامه می‌شوند و چنین وضعیتی نوعی بدبینی ایجاد می‌کند که زیان آن بسیار بیشتر از نبود یک برنامه‌ی رسمی مدیریت اخلاق است. پس مقام‌های اجرای در بالاترین سطح سازمان باید شخصا به معرفی برنامه بپردازند و در پیشبرد و پیاده‌سازی آن پیش‌قدم باشند. مهم‌تر اینکه مدیران باید همیشه الگوی رهبری اخلاق‌مدار باشند و اگر اشتباهی رخ داد به دنبال توجیه و چشم‌پوشی نباشند و آن را بپذیرند.

۲. از میان اعضای هیئت مدیره یک کمیته‌ی اخلاق تشکیل دهید

وظیفه‌ی این کمیته نظارت بر پیشرفت و اجرای برنامه‌ی مدیریت اخلاق است.

۳. یک کمیته‌ی اخلاق حرفه ای تشکیل دهید

وظیفه‌ی این کمیته پیاده‌سازی و نظارت بر اجرای برنامه‌ی مدیریت اخلاق، شامل تخصیص وظایف و ارائه‌ی آموزش‌های لازم درباره‌ی سیاست‌ها و رویه‌های کاری و گذر از وضعیت‌های دشوار اخلاقیست. اعضای این کمیته باید از کارمندان بلندمرتبه باشند.

۴. یک مأمور اخلاق تعیین کنید

این نقش که رواج فزآینده‌ای به ویژه در سازمان‌های در حال پیشرفت یافته ‌است، با آموزش‌هایی که در زمینه‌ی موضوعات اخلاقی در محیط کار دیده است به حل و فصل موقعیت‌های دشوار اخلاقی کمک می‌کند.

۵. مرجعی برای رسیدگی به شکایات تعیین کنید

این مرجع به هماهنگ کردن سیاست‌ها و رویه‌ها برای استقرار ارزش‌های اخلاقی در محیط کار کمک می‌کند و مسئول مستقیم بررسی و حل کشمکش‌ها و تضادهای اخلاقی با تفسیر سیاسیت‌ها و رویه‌های موجود است.

۶. در پایان یک فرد واحد باید مسئول نظارت و اداره کردن برنامه‌ی اخلاق حرفه ای باشد

در سازمان‌های بزرگ که شامل چندین بخش و طرح‌ها و برنامه‌های متعدد هستند، رهبران ترجیح می‌دهند معیارها و ضوابط واحدی برای کل سازمان تدوین کنند و سپس آن را برای بخش‌ها و طرح‌های مختلف با افزودن و کاستن برخی موارد، بهینه کنند.

تعیین و تدوین ضوابط و معیارها نباید تنها محدود به بخش حقوقی یا مدیریت منابع انسانی شود. اگر تنها مسائل قانونی در نظر گرفته شوند، به ضوابط و معیارهای کارآمدی نخواهیم رسید. همه‌ی کارکنان باید به نقش بالاترین مدیر سازمان در شکل‌گیری این ضوابط و حمایت او باور داشته باشند. همه‌ی اقدامات سازمان و اعضای آن برای اجرای برنامه‌ی مدیریت اخلاق باید زیر نظر و چتر حمایتی بالاترین مقام سازمان صورت بگیرد.

بسته به نوع سازمان، فرهنگ سازمانی و میزان جداسازیِ این دو، ضوابط کاری و معیار‌های اخلاقی ممکن است تفاوت چندانی با هم نداشته باشند.

توصیه‌های زیر در تهیه و تدوین معیارهای اخلاقی و پیاده‌سازی اخلاق حرفه ای، به شما کمک می‌کنند:

۱. توجه به ارزش‌هایی که باید با قوانین و مقررات خاصی هماهنگ شوند.

با این کار مطمئن می‌شوید که سازمان مطابق با قانون عمل می‌کند. بررسی ارزش‌هایی را که مانع شکستن قوانین می‌شوند و پیروی از مقررات را تشویق می‌کنند، در اولویت قرار دهید.

۲. توجه به ارزش‌هایی که به خلق برترین ویژگی‌های یک محصول یا خدمت کمک می‌کنند.

مثلا برای یک حسابدار بی‌طرفی، رازداری، دقت و… از برترین ویژگی‌ها به شمار می‌رود پس باید به دنبال ارزش‌هایی باشید که این ویژگی‌ها را تقویت می‌کنند.

۳. شناسایی ارزش‌هایی که با مسائل جاری سازمان در ارتباط اند

به منظور اجرای اخلاق حرفه ای، گروهی را مسئول مصاحبه با کارکنان کلیدی کنید تا با گردآوری اطلاعات مسائل و مشکلات اساسی محیط کار را مشخص کنند. همچنین مشخص کنید کدام رفتارها باعث بروز این مشکلات می‌شوند و اینکه کدام یک از این مشکلات ماهیت اخلاقی دارند؛ مثلا مشکلات مربوط به حفظ احترام، عدالت و صداقت. سپس مشخص کنید اصلاح کدام رفتارها موجب رفع این مشکلات می‌شوند. در پایان ارزش‌هایی را که به تقویت این رفتارها کمک می‌کنند مشخص کنید.

شاید برخی ارزش‌های شناسایی شده مانند کار گروهی و سرعتِ عمل از دید عموم ماهیت اخلاقی نداشته باشند اما از نظر مدیران چنین ارزش‌هایی تناسب و مزیت‌های بیشتری برای سازمان دارند.

۴. شناسایی ارزش‌هایی که بر مبنای برنامه‌ریزی استراتژیک سودمند هستند

داده‌های حاصل از تحلیل فرصت‌ها و تهدیدها، و نقاط قوت و ضعف سازمان را مرور کنید. کدام رفتارها به تقویت نقاط قوت و رفع نقاط ضعف، بهره‌گیری از فرصت‌ها و مقاومت در مقابل تهدیدها کمک می‌کنند؟ ارزش‌هایی که منجر به تقویت این رفتارها می‌شوند بی‌شک برای سازمان سودمند هستند.

۵. ارزش‌هایی که برای ذینفعان و طرف‌های درگیر در کسب‌وکار مهم هستند

مانند انتظارات کارکنان، مشتریان، توزیع‌کنندگان، سرمایه‌گذاران، اعضای شوراهای محلی و …

۶. با توجه به گام‌های پیشین، ۵ تا ۱۰ ارزش برتر که بالاترین اولویت را در سازمان دارند، تعیین کنید.

۷. ضوابط را طوری تنظیم کنید که ارتباط برقرار کردن با آنها آسان باشد،

مثال‌هایی از رفتارهایی که معرف آن ارزش‌ها هستند بیاورید. منتقدین ضوابط اخلاقی معتقدند این ضوابط تو‌خالی و غیرقابل درک هستند زیرا ارتباط برقرار کردن با فهرستی از ارزش‌های به اصلاح اخلاقی که مشخص نیست چگونه و در چه رفتارهایی نمود پیدا می‌کنند دشوار است.

۸. با به کار گرفتن ادبیات درست روشن کنید

که همه‌ی کارکنان باید این ارزش‌ها را سرلوحه‌ی رفتار و عملکردشان قرار دهند. همچنین برای کارکنان مشخص کنید که اگر سوال یا مشکلی داشتند باید به کدام شخص (بخش) مراجعه کنند.

۹. برای اجرا و پیاده‌سازی اخلاق حرفه ای

از اعضای کلیدی و تا جایی که ممکن است از هر عضو دیگر سازمان اطلاعات بگیرید.

۱۰. معرفی و توزیع ضوابط کاری و معیارهای اخلاقی به عموم.

مطمئن شوید همه‌ی اعضای سازمان نسخه‌ای از ضوابط و معیارها را در اختیار دارند

۱۱. ضوابط و معیارها را دست‌کم سالی یک بار به‌روز کنید.

همانطور که گفته شد مهم‌ترین جنبه‌ی ضوابط کاری و اخلاقی بهبود پیوسته و به‌روز بودن آن است. گفت‌وگو و دریافت مداوم بازخورد پیرامون معیارهای اخلاقی، حساسیت‌ها را به این موضوع افزایش می‌دهد. بنابراین دست‌کم یک بار و اگر ممکن بود دو یا سه بار در سال معیارها و ضوابط را بازبینی کنید.

۱۲. با همه‌ی اینها ممکن است نتوانید همه‌ی ارزش‌ها و رفتارهای موردِ پسند سازمان را برای پاسخگویی به بحران‌های اخلاقی شناسایی کنید.

مهم نیست! هدف اصلی شما تمرکز بر مهم‌ترین ارزش‌های اخلاقیِ سازمان‌تان است تا امکان اجتناب از بحران‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوید را داشته باشید.

برگرفته از: allbusiness.com managementhelp.org